Privacyverklaring JPF AICO Office
1. Inleiding en reikwijdte
Deze aanvulling vult de algemene privacyverklaring van JPF Lawyers & Consultants BV aan en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de JPF AI Governance Readiness Assessment (Nederlandstalige en Engelstalige versie) en de daaropvolgende e-mailcommunicatie van JPF AICO Office. Voor alle onderwerpen die in deze aanvulling niet uitdrukkelijk worden geregeld, blijft de algemene privacyverklaring onverkort van toepassing. Bij strijdigheid tussen beide documenten geldt deze aanvulling uitsluitend voor de hierin beschreven verwerkingen.
2. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke is JPF Lawyers & Consultants BV, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0745974342, met maatschappelijke zetel te Bosvelden 8, 2220 Heist-op-den-Berg, België, en bezoekadres (uitsluitend op afspraak) te Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen, België.
Voor iedere vraag over deze verwerkingen, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@jpf-lawyer.com of telefonisch via +32 15 18 62 62.
3. Gegevens, doeleinden en rechtsgronden
JPF verwerkt uitsluitend zakelijke contactgegevens die u zelf invult, en gebruikt die voor de drie hieronder beschreven doeleinden.
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Uitvoeren van de door u aangevraagde assessment en tonen van uw resultaat | Voornaam, achternaam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, organisatiegrootte; uw antwoorden worden uitsluitend in uw browser verwerkt om het resultaat te berekenen en worden niet aan JPF doorgestuurd | Art. 6.1.b AVG (maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst) |
| Toezenden van een bevestigingsmail met de link naar de assessment | Voornaam, e-mailadres | Art. 6.1.b AVG |
| Toezenden van praktische AI-governance-inzichten en informatie over vergelijkbare JPF AICO Office-diensten per e-mail (maximaal acht e-mails gedurende veertien dagen) | Voornaam, e-mailadres, taal, bedrijfsnaam | Art. 6.1.f AVG (gerechtvaardigd belang: direct marketing voor vergelijkbare diensten) in combinatie met artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht en artikel 1, 1° van het koninklijk besluit van 4 april 2003 tot reglementering van het verzenden van reclame per elektronische post (uitzondering voor klanten: gegevens rechtstreeks verkregen, alleen vergelijkbare diensten, kosteloze mogelijkheid tot bezwaar bij het verzamelen en in iedere e-mail) |
U wordt bij het verzamelen van uw gegevens uitdrukkelijk op deze e-mails gewezen. In iedere e-mail kunt u zich kosteloos en met één klik uitschrijven. JPF neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen op basis van uw gegevens; het assessmentresultaat is een indicatieve governance maturity diagnostic en geen juridisch advies, auditopinie of certificering van naleving.
4. Ontvangers, verwerkers en doorgifte
JPF verkoopt uw gegevens niet en deelt ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. JPF maakt voor de assessmentpagina's, het contactbeheer en de verzending van de e-mails gebruik van het platform systeme.io, dat als verwerker in opdracht van JPF optreedt.
- Verwerker: ITACWT Limited (systeme.io), 2 Cruise Park Rise, Tyrrelstown, Dublin 15, Ierland. Volgens systeme.io worden de gegevens opgeslagen bij Amazon Web Services in Ierland.
- Subverwerker voor e-mailverzending: Twilio Inc. (SendGrid), Verenigde Staten. De e-mails die u van JPF ontvangt, worden via deze dienst verzonden; daarbij worden uw e-mailadres, naam en de inhoud van de e-mail verwerkt.
- Doorgifte buiten de EER: Twilio Inc. is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023). Daarnaast hanteert Twilio door de Europese toezichthouders goedgekeurde bindende bedrijfsvoorschriften en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
JPF heeft met systeme.io een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.
5. Bewaartermijnen
JPF bewaart uw contactgegevens niet langer dan nodig voor de hierboven beschreven doeleinden.
| Situatie | Bewaartermijn |
|---|---|
| U heeft de assessment ingevuld en er volgt geen verdere relatie | 12 maanden na uw laatste interactie (invullen, openen of beantwoorden van een e-mail), waarna de gegevens worden gewist |
| U schrijft zich uit voor de e-mails | Uw e-mailadres blijft uitsluitend op een uitschrijflijst staan, zodat u geen e-mails meer ontvangt; overige gegevens worden binnen 30 dagen gewist |
| U wordt klant van JPF | De bewaartermijnen uit de algemene privacyverklaring en de toepasselijke wettelijke bewaarplichten zijn van toepassing |
Uw antwoorden op de assessmentvragen worden niet door JPF opgeslagen; ze worden alleen in uw browser verwerkt om uw resultaat te tonen.
6. Uw rechten, uitschrijven en klachten
U heeft het recht om JPF te verzoeken om inzage in, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens, om beperking van de verwerking, en om overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft verstrekt. U heeft daarnaast te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking voor direct-marketingdoeleinden; JPF stopt dan onmiddellijk met het toezenden van e-mails.
- Uitschrijven: via de afmeldlink onderaan iedere e-mail, of door een e-mail te sturen naar info@jpf-lawyer.com. Uitschrijven is altijd kosteloos.
- Uw rechten uitoefenen: via info@jpf-lawyer.com. JPF antwoordt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.
- Klacht: u kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.